concept kesekretariatan

CONCEPT LEGAL DRAFTING

SECRETARIAT MANAGEMENT TIM SUKSES

PASANGAN KITA

(H. MUSTHOFA WARDOYO – H.M. BUDIYONO)

Oleh :

M.A. Khomsin¹

Pengertian

Management

Menurut banyak rujukan, management dapat dikatakan administrasi. Namun keduanya dalam tulisan ini, dieksplanasikan semuanya. Menurut Drs. Ngalim Purwanto, M.P.,Management adalah proses untuk menyelenggarakan dan mengawasi suatu tujuan tertentu. Dan menurut Prof. Dr. Arifin Abdurachman, Management adalah kegiatan-kegiatan untuk mencapai sasaran-sasaran dan tujuan-tujuan pokok yang telah ditentukan dengan menggunakan orang-orang pelaksana.

Sedangkan administrasi, menurut Drs. Musonef berarti to serve artinya melayani atau mengabdi. Dan secara etimologi, administrasi adalah melayani dengan sebaik-baiknya. Administrasi dapat diartikan secara sempit dan luas. Dalam arti sempit, merupakan tata usaha (office work) yaitu segenap kegiatan tulis menulis yang meliputi ; menerima, mancatat, mengagendakan, mengolah, mengirimkan surat-surat, menghimpun, menyelenggarakan kearsipan dan dokumentasi, menerapkan system kerja, mengadakan standarisasi bentuk-bentuk formulir dan ukuran kertas, dan menjaga keharmonisan system kerjasama diantara anggota organisasi.

Dan dalam arti luas, administrasi adalah kegiatan-kegiatan sekelompok manusia, melalui tahapan-tahapan yang teratur dan dipimpin secara efektif - efisien dengan menggunakan segala sarana yang dibutuhkan agar dapat dicapai tujuan yang diinginkan.

Secretariat

Secretariat adalah tempat yang digunakan sebagai pusat aktivitas organisasi atau pusat pengelolaan kegiatan-kegiatan organisasi. Dengan adanya secretariat, setiap pihak dapat mengakses informasi-informasi, kegiatan - kegiatan organisasi. Dan yang paling penting adalah, pengelolaan arsip data, dokumen, bahan-bahan dan kegiatan-kegiatan organisasi sehingga mudah diolah, mudah dimanfaatkan, lebih efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan organisasi.

Dalam posisi organisasi adalah tim sukses, maka management secretariat ini dapat direkayasa sesuai dengan ekspektasi (harapan) ‘owner’ (Calon). Sehingga, barangkali prosedur/birokrasi yang terlalu panjang dapat dipangkas, tingkat rahasia data, bahan-bahan, dan lain-lain dapat dikemas cantik, dan seterusnya.

Berikut paparan secretariat management detail yang penulis dapat suguhkan untuk ‘kemenangan’ secretariat – Jika masih dipercaya adanya win-win orientation.

Eksistensi secretariat

Menurut penulis, secretariat berperan, dan mempunyai fungsi serta tugas yang sangat penting. Terlebih keberadaannya dalam sebuah tim sukses, yang orintasinya untuk pemenangan.

Eksistensi (keberadaan) secretariat dapat menjadi tidak penting. Terlebih dalam kondisi, eksistensi tidak dalam garis lurus dengan peran sebagaimana fungsi dan tugasnya. Oleh karena itu, managemen sekretariat tim sukses ini harus diformulasikan sedemikian rupa. Tidak harus bersandar pada format ideal (teori) an sich, melainkan disesuaikan dengan kehendak dari owner (calon) dengan memperhatikan keadaan politik yang berkembang.

Proses penyesuaian yang dimaksudkan adalah, bisa jadi mengaplikasikan prinsip-prinsip atau perspektif pribadi owner dalam management kelembagaan secretariat yang sudah disandarkan pada format ideal (teori) management secretariat. Sebagai permisalan, prinsip-prinsip atau perspektif pribadi, adalah barangkali prinsip kehati-hatian, prinsip tidak mudah percaya terhadap seseorang (artinya harus ada seleksi dalam perekrutan tenaga secretariat, atau seleksi pelayanan terhadap tamu,dan sebagainya), tidak mudah diatur schedule (karena aktivitas sudah teragendakan), atau hal lain yang sangat pribadi.

Unsur-unsur tersebut di atas, harus benar-benar terjembatani – hal ini dilakukan sebagai upaya untuk memposisikan eksistensi dalam garis lurus dengan peran sebagaimana fungsi dan tugas kesekretariatan – dalam proses penyesuaian. Hal ini dilakukan untuk menghindari penilaian-penilaian yang kurang baik, yang muncul diinternal tim sendiri. Oleh karena itu, peran sebagaimana fungsi dan tugas tim managemen sekretariat harus tegas diformulasikan, sehingga kinerja tim managemen secretariat dapat dipacu efektivitas dan produktivitasnya.

Peran Secretariat

Fungsi Tim Management Sekretariat

Sebagaimana sudah diketahui expert management, diantaranya adalah fungsi perencanaan (Planning), pengorganisasian (Organizing), penggerakan (actuating), pengawasan (controlling).

Menurut Drs. Musonef, functional approach administrasi antara lain; perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), penggerakan (directing), pengawasan (controlling), pemeriksaan dan penilaian hasil-hasil (auditing dan evaluating of result).

Tugas

Dalam proses pelaksanaan keseluruhan kegiatan untuk memperoleh karya dalam administrasi. Ada beberapa tugas yang setidak-tidaknya tergabung dalam tim kesekretariatan.

1. Administrator (Kepala Adminitrasi)

Adalah orang yang menentukan tujuan dan kebijaksanaan (policy), memberikan garis-garis besar yang akan digunakan sebagai pedoman pokok dalam pelaksanaan kegiatan-kegiatan guna mencapai tujuan tim yang telah ditentukan.

2. Manajer (Pimpinan Pelaksanaan Kerja)

Orang-orang yang memimpin penyelenggaraan kerja, menggerakkan orang lain, mendayagunakan uang, mesin, alat-alat dan sarana lainnya untuk mencapai tujuan tim yang telah ditetapkan.

3. Staff (Pembantu Ahli)

Adalah mereka yang karena keahliannya dan kecakapannya, serta kemampuannya dalam bidang-bidang tertentu bertugas membantu administrator dan manajer dalam kegiatannya untuk mencapai tujuan tim yang telah ditentukan.

4. Pegawai

Adalah mereka yang secara langsung digerakkan oleh manajer untuk bertindak sebagai pelaksana yang akan menyelenggarakan pekerjaan sehingga menghasilkan karya-karya yang diharapkan dalam usaha pencapaian tujuan tim yang telah ditentukan.

Format dan Struktur Tim Management Sekretariat

Format Tim Management Sekretariat, secara sadar dibentuk untuk dapat cepat, aktif dalam bertindak, bekerja.

Struktur Tim Management Sekretariat, secara sadar dibentuk dengan birokrasi yang simple (sederhana), mampu menangani berbagai tugas kesekretariatan, tugas mudah dipahami dan tentunya low cost.

STRUKTUR TIM MANAGEMENT SEKRETARIAT

Ket :

Setiap hari jam yang telah ditentukan, semua staf/ pegawai harus laporan (record kegiatan sehari) kepada kepala bagian. Hasilnya dapat dimanfaatkan untuk dapat ditidaklanjuti sekaligus evaluasi,

Tugas dan Mekanisme Kerja

1. Kepala Tim Administrasi

• Penanggungjawab umum tim management secretariat kepada owner

• Mengkoordinir tenaga administrasi untuk melakukan kegiatan –kegiatan dalam rangka mencapai tujuan tim management secretariat.

2. Kepala Bagian Agenda

• Penanggungjawab agenda pasangan KITA dan tim sukses kepada kepala tim management secretariat.

• Penanggungjawab acara setiap kegiatan-kegiatan

• Penanggungjawab Surat menyurat (pembuatan, distribusi dan penerimaan surat)

• Penanggungjawab pelayanan tamu

• Penanggungjawab mobilisasi pasangan KITA dan tim sukses

3. Kepala Bagian Perlengkapan

• Penanggungjawab perlengkapan kepada kepala tim management secretariat.

• Penanggungjawab pengadaan dan penyimpanan perlengkapan

• Penanggungjawab distribusi alat – alat kampanye

• Penanggungjawab pemantauan lapangan dan pendataan atas alat-alat kampanye dilapangan.

4. Kepala Bagian Data

• Penanggungjawab data dan bahan-bahan penting kepada kepala tim management secretariat.

• Penanggungjawab pendataan tim sukses Pasangan KITA

• Penanggungjawab pendataan pendukung

• Penanggungjawab pendataan pemilih umum dan pemilih khusus (pemilih yang sudah direkrut dan diamankan untuk pasangan KITA)

5. Kepala Bagian Keuangan

• Penanggungjawab keuangan kepada kepala tim management secretariat.

• Penanggungjawab terhadap penggalian dana

• Memberikan laporan keuangan

6. Staf/ pegawai

• Bertanggungjawab sesuai dengan job description- nya masing-masing kepada kepala Bagian terkait.

Penutup

Demikian karya kecil yang dapat kami dedikasikan untuk kemenangan kecil menuju kemenangan besar Pasangan KITA (Kemenangan Itu Tak lain untuk Anda; bermakna kebersamaan, lebih dekat dengan masyarakat) Bapak H. Mustofa Wardoyo - H.M. Budiyono.

1 Dibuat berdasarkan pengalaman penulis